Uitgebreide privacyverklaring 

1 Algemene privacyverklaring

2 Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door GAV verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• • Ledenadministratie, uitvoering overeenkomst.

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van GAV, uitvoering overeenkomst.

  • Het versturen van informaie over activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen, gerechtvaardigd belang.

  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid, wettelijke verplichting.

3 Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken: 

• • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.

  • Voor <18 jarigen: naam, telefoon, e-mail van ouder/voogd.

  • Rijksregisternummer.

  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit.

  • Te contacteren persoon/personen i.g.v. nood: naam, telefoonnummer.

  • Persoonlijke gegevens ziektes, allergie, medicatie.

  • Behaalde resultaten en prestaties in het kader van de atletiek/jogging.

  • Multimedia (foto, video) genomen tijdens deelname aan activiteiten georganiseerd door GAV, deelname aan atletiekwedstrijden en joggings.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt via invul- en contactformulieren op onze website. Uitzondering hierop: uitslagen, beeldmateriaal.

4 Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties 

• • KAVVV&Fedes: voor lidmaatschap (naam, voornaam, adres, geboortedatum en -plaats, rijksregisternummer)

  • Overheidsdiensten: voor subsidiëring (naam, adres, geboortedatum)

5 Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. 

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6 Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7 Bewaartermijn

GAV  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist (o.a. op gebied van boekhouding). GAV verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan noodzakelijk, bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. Persoonsgegevens worden niet langer bijgehouden dan 5 jaar na het laatste gebruik van deze gegevens.

8 Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• • Alle personen die namens GAV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.

  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9 Bescherming van de privacy omtrent medewerkers/vrijwilligers

De sportclub verbindt zich ertoe de geldende wettelijke bepalingen rond de privacy van de vrijwilliger te zullen respecteren. De persoonsgegevens van de vrijwilligers worden overeenkomstig de privacyverklaring  van de club behandeld.

De vrijwilliger verbindt zich ertoe om, wanneer hij bij de uitvoering van zijn taken toegang krijgt tot persoonsgegevens onderstaande afspraken op te volgen. Deze zijn zowel geldig voor persoonsgegevens op papier als elektronisch.

Persoonsgegevens die de vrijwilliger ontvangt vanwege de sportorganisatie mogen enkel gebruikt worden voor de overeengekomen doeleinden binnen zijn/haar taken;

• De ontvangen persoonsgegevens worden bewaard op een veilige manier, zodat deze niet verloren kunnen gaan, of toegankelijk worden voor anderen;

• Persoonsgegevens die niet meer nodig zijn, worden onmiddellijk gewist;

• Gegevens mogen niet doorgegeven worden aan anderen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de toegewezen taken;

• Indien de taken als vrijwilliger komen te vervallen, worden lopende dossiers en actief te gebruiken gegevens overgedragen aan de sportorganisatie, voor verdere opvolging of overdracht naar iemand die deze taken overneemt. Andere (persoons)gegevens worden onmiddellijk gewist.

• Indien vragen gesteld worden over het gebruik van persoonsgegevens, verwijst de vrijwilliger door naar de privacy verklaring van de sportorganisatie. Indien dit niet zou volstaan, wordt doorverwezen naar de verantwoordelijke van de sportorganisatie. 

• Indien een gegevenslek ontstaat, wordt dadelijk (ten laatste 24u na ontdekken van het voorval) contact opgenomen met verantwoordelijke van de sportorganisatie.

10 Je rechten omtrent je gegevens

U heeft recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.  Via 'info@gav.be' kan u hier ons hiervoor contacteren.  

Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. 

Ook heeft u het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

11 Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel  https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12 Controle uittreksel strafregister voor nieuwe medewerkers (aanvulling 3/02/2023)

De Wuustwezelse atletiekclub GAV is verplicht om het uittreksel strafregister model 596-2 (minderjarigenmodel) te controleren van de vrijwilliger die minderjarigen traint/begeleid met rechtstreeks contact, conform de regels uit het Vlaams decreet 2/06/2022.

13 Wijziging privacyverklaring 
De Wuustwezelse atletiekclub GAV kan de privacyverklaring steeds wijzigen.  De laatste wijziging gebeurde op 3/02/2023 (art 9, art 12)